BRD · IMSC
مستند متطلبات العمل – الأصول الثابتة وعلب الآلاتBRD – Fixed Assets & Instrument Boxes
الرصيد الافتتاحي ودورة العمل · منفّذ على ثلاثة فروع: الثورة، الدقي، المتحفOpening balances and operating cycle · executed on three branches: Thawra, Dokki, Mathaf
1الغرض والنطاقPurpose & Scope
يوثّق هذا المستند متطلبات العمل لنموذج الأصول الثابتة وعلب الآلات على نظام IMSC: تسجيل علبة الآلات كأصل ثابت يُهلك على 42 شهراً، وتتبّع الآلات التي بداخلها كمياً فقط بقيمة صفرية، وتحميل قيمة أي آلة تدخل العلبة كمصروف صيانة لحظة دخولها. تم تنفيذ الدورة كاملة على بيئة الاختبار (UAT) على ثلاثة فروع، والمستند يعكس ما تم التحقق منه فعلياً على النظام.
This document captures the business requirements for the Fixed Assets & Instrument Boxes model on the IMSC system: each instrument box is a fixed asset depreciated over 42 months, the instruments inside it are tracked by quantity only at zero value, and the cost of any instrument entering a box is expensed as box maintenance at the moment it enters. The full cycle was executed on the UAT environment across three branches; this document reflects what was actually verified on the system.
داخل النطاقIn scope
- الإعدادات: الحسابات، فئة الأصل، الأصناف، المخازن، بُعد العلبة، أنواع حركات المخزن، قالب نوع العلبة.
- الأرصدة الافتتاحية: العلب (أصول قائمة)، الاحتياطي بقيمة، ومحتويات العلب بقيمة صفر.
- الدورة التشغيلية: 13 حركة من شراء الآلة حتى استبعاد العلبة وصرف المستهلكات.
- القيود المحاسبية، الضوابط، والتقارير.
- Setup: accounts, asset category, items, warehouses, box dimension, stock entry types, box-type template.
- Opening balances: boxes (existing assets), valued reserve stock, and box contents at zero value.
- Operating cycle: 13 transactions from instrument purchase to box disposal and consumables issue.
- Accounting entries, controls and reports.
خارج النطاقOut of scope
- إنشاء أي DocType جديد (قرار تصميم ملزم لهذه المرحلة).
- Server Scripts / Client Scripts أو تعديل كود التطبيق.
- دورة الشرائح والمسامير (Implants) والعمليات Operation Request / Order — تظل كما هي.
- الباركود على العلب (مرحلة لاحقة).
- Creating any new DocType (binding design decision for this phase).
- Server Scripts / Client Scripts or application code changes.
- The implants and operations cycle (Operation Request / Order) — unchanged.
- Box barcoding (later phase).
2ملخص النموذجModel Summary
النموذج يفصل القيمة عن الكمية:
The model separates value from quantity:
| العنصرElement | المعالجة الماليةFinancial treatment | المعالجة المخزنيةInventory treatment |
|---|---|---|
| العلبةBox | أصل ثابت، إهلاك شهري قسط ثابت على 42 شهرFixed asset, straight-line monthly depreciation over 42 months | Box + Sub Location = رقم العلبةBox + Sub Location = box number |
| آلة جديدة (رئيسي / احتياطي فرع)New instrument (main / branch reserve) | مخزون بالتكلفة الفعلية (Moving Average)Inventory at actual cost (Moving Average) | رصيد عادي بقيمةNormal valued balance |
| آلة داخل علبةInstrument inside a box | قيمتها مُحمّلة مصروف صيانة لحظة دخولهاCost already expensed as maintenance on entry | رصيد بقيمة صفر على بُعد العلبةZero-value balance on the box dimension |
| آلة تالفة / مفقودةDamaged / lost instrument | لا قيد (القيمة صُرفت سابقاً)No entry (value already expensed) | حركة كمية فقطQuantity movement only |
| البنط والمستهلكاتDrill bits & consumables | مصروف عند الصرف للفرعExpensed when issued to branch | صنف مخزني عاديNormal stock item |
القواعد الثلاثThe three rules
- قيمة العلبة ثابتة؛ إضافة آلة أو خصمها لا تغيّر قيمة الأصل ولا جدول إهلاكه.
- نوعان فقط من المخازن: مخازن بقيمة مالية، ومخازن بقيمة صفر (العلب والتالف). الكمية تنتقل من الأول للثاني فقط، ولا ترجع أبداً.
- كل حركة على العلبة تتم من خلال نوع حركة مخصص (Stock Entry Type) باسم واضح، وليس حركة مخزنية عامة.
- Box value is fixed; adding or removing an instrument never changes the asset value or its depreciation schedule.
- Only two warehouse kinds: valued and zero-value (boxes, damaged). Quantity moves from valued to zero-value only, never back.
- Every box movement is posted through a dedicated, clearly named Stock Entry Type, never a generic stock entry.
3مبدأ التصميم: بدون DocTypes جديدةDesign Principle: No New DocTypes
النموذج الأصلي اقترح 3 مستندات مخصصة. تم استبدالها بالكامل بمستندات ERPNext القياسية ومستندات تطبيق IMSC الموجودة فعلاً، مع إعدادات فقط:
The original model proposed 3 custom documents. They are fully replaced with standard ERPNext documents and the IMSC application documents that already exist, using configuration only:
| عنصر النموذجModel element | التنفيذ على النظامSystem implementation | المصدرSource | الحالةStatus |
|---|---|---|---|
| قالب نوع العلبةBox-type template | Box Type → stock_items | تطبيق IMSC (موجود)IMSC app (existing) | تم التحققVerified |
| سجل العلبة وربطها بالأصلBox master & asset link | Box → assets (Box Asset) | تطبيق IMSC (موجود)IMSC app (existing) | تم التحققVerified |
| بُعد العلبة (Inventory Dimension)Box inventory dimension | Sub Location (+ حقلfield asset) | موجود + حقل واحدExisting + one field | تم التحققVerified |
| مراجعة وصيانة العلبةBox review & maintenance | Stock Entry نوعtype «مراجعة وصيانة العلبة» (Purpose = Repack) | StandardStandard | تم التحققVerified |
| قرار التالفDamage decision | Stock Entry: «قرار تالف – إعدام» / «قرار تالف – صالحة لعلبة» | StandardStandard | تم التحققVerified |
| تحميل المفقود على العميلCharging lost item to customer | Sales Invoice بصنف خدمةwith service item SRV-COMP | StandardStandard | تم التحققVerified |
| الأصل والإهلاكAsset & depreciation | Asset, Asset Category, Asset Depreciation Schedule | StandardStandard | تم التحققVerified |
| تجميع علبة من المخزونAssembling a box from stock | Asset Capitalization | StandardStandard | تم التحققVerified |
| نقل علبة بين الفروعTransferring a box between branches | Asset Movement + Stock Entry | StandardStandard | جزئيPartial |
| استبعاد العلبةBox disposal | Asset → Scrap Asset | StandardStandard | معلّق على إعدادBlocked by setting |
| الضوابط (Validations)Controls (validations) | صلاحيات + أنواع حركات + مراجعة دورية (بدون Scripts)Permissions + entry types + periodic review (no scripts) | إجرائيProcedural | ضابط إجرائيProcedural control |
نتيجة مهمة من الاختبار: مستند واحد من نوع
Repack نفّذ الحركات 3 و4 و5 معاً (تعويض/استكمال + تالف + مفقود) وأنتج القيد الصحيح تلقائياً: مدين مصروف صيانة علب الآلات / دائن مخزون آلات بقيمة الآلات الخارجة من الاحتياطي فقط، بينما حركات العلبة والتالف بقيمة صفر. هذا يحقق فكرة «مستند المراجعة الواحد» بدون DocType مخصص.Key UAT finding: a single
Repack stock entry executed transactions 3, 4 and 5 together (replenish + damaged + lost) and produced the correct entry automatically: Dr Box Maintenance Expense / Cr Instruments Inventory for the value leaving the reserve only, while all box and damage lines moved at zero value. This delivers the “one review document” concept without a custom DocType.4متطلبات العملBusiness Requirements
| الكودID | المتطلبRequirement | النتيجةResult | دليل UATUAT evidence |
|---|---|---|---|
BR-01 | تسجيل كل علبة كأصل ثابت مستقل برقمها المكتوب عليها.Register each box as a separate fixed asset under its physical number. | تم التحققVerified | ACC-ASS-2026-00018 |
BR-02 | إهلاك قسط ثابت شهري على 42 شهراً، مع دعم العلب القائمة (مجمع إهلاك وأقساط محسوبة سابقاً).Monthly straight-line depreciation over 42 months, supporting existing boxes (opening accumulated depreciation and booked instalments). | تم التحققVerified | ACC-ASS-2026-00019 |
BR-03 | علبة مشتراة ولم تدخل التشغيل تبقى على حساب CWIP، والإهلاك يبدأ من تاريخ التشغيل.A purchased box not yet in service stays in CWIP; depreciation starts at the available-for-use date. | تم التحققVerified | ACC-PINV-2026-00006 |
BR-04 | قالب محتوى قياسي لكل نوع علبة يُستخدم لحصر النواقص.A standard content template per box type, used to report shortages. | تم التحققVerified | Box Type |
BR-05 | تتبّع محتوى كل علبة بالكمية على مستوى رقم العلبة وبقيمة صفر.Track each box's content by quantity at box level, at zero value. | تم التحققVerified | MAT-STE-2026-00302 |
BR-06 | الآلات الجديدة في الرئيسي والاحتياطي تُقيّم بالتكلفة (Moving Average).New instruments in main and reserve warehouses are valued at cost (Moving Average). | تم التحققVerified | MAT-PRE-2026-00028 |
BR-07 | دخول آلة للعلبة يحمّل قيمتها على مصروف صيانة علب الآلات بمركز تكلفة الفرع.An instrument entering a box charges its value to Box Maintenance Expense on the branch cost centre. | تم التحققVerified | MAT-STE-2026-00305 |
BR-08 | التالف والمفقود والإعدام والنقل بين العلب حركات كمية بلا أثر مالي.Damaged, lost, scrapped and box-to-box movements are quantity-only with no financial impact. | تم التحققVerified | MAT-STE-2026-00310 |
BR-09 | إمكانية تحميل الآلة المفقودة على المستشفى/الدكتور كإيراد تعويضات.Ability to charge a lost instrument to the hospital/doctor as compensation income. | تم التحققVerified | ACC-SINV-2026-00032 |
BR-10 | دورة التالف: تالف الفرع ← تالف المركز الرئيسي ← قرار (إعدام / صالحة لعلبة).Damage cycle: branch damaged → HQ damaged → decision (scrap / back to a box). | تم التحققVerified | MAT-STE-2026-00311 |
BR-11 | تجميع علبة جديدة من آلات موجودة بالمخزون تصبح قيمتها قيمة الأصل.Assembling a new box from instruments in stock, whose cost becomes the asset value. | تم التحققVerified | ACC-ASC-2026-00002 |
BR-12 | نقل علبة لفرع آخر بحيث يتحمّل الفرع الجديد الإهلاك.Transferring a box to another branch so the new branch bears depreciation. | جزئيPartial | ACC-ASM-2026-00034 |
BR-13 | استبعاد علبة مهلكة بالكامل بعد 42 شهر.Disposing of a fully depreciated box after 42 months. | معلّق على إعدادBlocked by setting | ACC-ASS-2026-00023 |
BR-14 | صرف البنط والمستهلكات للفرع كمصروف مستهلكات تشغيل.Issuing drill bits and consumables to branches as operating consumables expense. | تم التحققVerified | MAT-STE-2026-00315 |
BR-15 | منع رجوع آلة قيمتها صفر لمخزن بقيمة.Prevent a zero-value instrument from returning to a valued warehouse. | فجوةGap | — |
BR-16 | تقارير: محتوى العلبة، النواقص، التالف/المفقود، تكلفة العلبة.Reports: box content, shortages, damaged/lost, box cost. | جزئيPartial | — |
5الإعدادات المنفّذةConfiguration Implemented
5.1 الحسابات5.1 Accounts
| رقمNo. | الحسابAccount | النوعType | الاستخدامUse |
|---|---|---|---|
| 11111 | أصول ثابتة – علب آلات | Fixed Asset | قيمة العلبBox value |
| 11112 | أعمال تحت التنفيذ – علب | Capital Work in Progress | علب لم تدخل التشغيلBoxes not yet in service |
| 11210 | مجمع إهلاك علب الآلات | Accumulated Depreciation | الإهلاك المتراكمAccumulated depreciation |
| 3409 | مصروف إهلاك علب الآلات | Depreciation | القسط الشهريMonthly charge |
| 120502 | مخزون آلات | Stock | الآلات الجديدة بقيمتهاNew instruments at cost |
| 120503 | مخزون مستهلكات | Stock | البنط والمستهلكاتBits & consumables |
| 3234 | مصروف صيانة علب الآلات | Expense | قيمة أي آلة تدخل علبةValue of any instrument entering a box |
| 3235 | مصروف مستهلكات تشغيل | Expense | صرف المستهلكاتConsumables issue |
| 40208 | إيرادات تعويضات آلات | Income | تحميل المفقود على العميلLost items charged to customer |
| 20701 | حساب وسيط ارصدة افتتاحية (موجود)Opening balances clearing (existing) | Temporary | الطرف الآخر للأرصدة الافتتاحيةCounter-account for opening balances |
5.2 فئة الأصل والأصناف5.2 Asset category & items
| السجلRecord | الإعدادSetting |
|---|---|
Asset Category: علب آلات – 42 شهر | Straight Line · 42 قسط · كل شهر · Enable CWIP ✓ · الحسابات 11111/11112/11210/3409Straight Line · 42 instalments · monthly · Enable CWIP ✓ · accounts 11111/11112/11210/3409 |
BOXT-PLT-L علبة Plating كبيرة | Is Fixed Asset ✓ · Is Stock Item ✗ · الفئة أعلاه · Auto Create Assets ✓ (Naming Series ACC-ASS-.YYYY.-)Is Fixed Asset ✓ · Is Stock Item ✗ · category above · Auto Create Assets ✓ (naming series ACC-ASS-.YYYY.-) |
INS-001 … INS-005 | مجموعة «آلات جراحية» · Moving Average · Default Expense Account = 3234Group “آلات جراحية” · Moving Average · default expense account = 3234 |
CON-001, CON-002 | مجموعة «مستهلكات تشغيل» · Default Expense Account = 3235Group “مستهلكات تشغيل” · default expense account = 3235 |
SRV-COMP تعويض آلة | صنف خدمة غير مخزني · Income Account = 40208Non-stock service item · income account = 40208 |
حساب المصروف الافتراضي للآلة (3234) هو ما يجعل سطر الخروج من الاحتياطي في مستند المراجعة يُحمّل على مصروف الصيانة تلقائياً بدون أي Script.
The instrument's default expense account (3234) is what makes the reserve-outgoing line of the review entry post to maintenance expense automatically, without any script.
5.3 المخازن5.3 Warehouses
| المجموعةGroup | المخزنWarehouse | القيمةValue | Default Sub LocationDefault Sub Location |
|---|---|---|---|
| مخازن القيمة الماليةValued warehouses | المخزن الرئيسي – آلات | بالتكلفةAt cost | MAIN-INS |
| مخزن المستهلكات الرئيسي (حسابaccount 120503) | بالتكلفةAt cost | MAIN-CON | |
| احتياطي آلات – الثورة / الدقي / المتحف | بالتكلفةAt cost | RSV-THW / RSV-DOK / RSV-MTH | |
| مخازن القيمة الصفريةZero-value warehouses | علب التشغيل – الثورة / الدقي / المتحف | صفرZero | رقم العلبة (لكل سطر)Box number (per line) |
| تالف مؤقت – الثورة / الدقي / المتحف | صفرZero | DMG-THW / DMG-DOK / DMG-MTH | |
| تالف المركز الرئيسي | صفرZero | DMG-HQ |
5.4 بُعد العلبة (Sub Location)5.4 Box dimension (Sub Location)
البُعد المخزني Sub Location موجود ومُلزم (reqd) على كل المستندات المخزنية. عند إنشاء سجل Box ينشئ التطبيق تلقائياً Sub Location بنفس الاسم. تمت إضافة حقل واحد asset على Sub Location لربط رقم العلبة بالأصل مباشرة (تطبيقاً للقرار رقم 3 – الخيار ب).
The existing Sub Location inventory dimension is mandatory (reqd) on all stock documents. Creating a Box record auto-creates a Sub Location with the same name. One field, asset, was added to Sub Location to link the box number directly to the asset (decision #3, option b).
| العلبةBox | الأصلAsset | الفرعBranch | مخزن العلبBox warehouse |
|---|---|---|---|
| BOX-THW-001 | ACC-ASS-2026-00018 | Thawra | علب التشغيل – الثورة |
| BOX-THW-002 | ACC-ASS-2026-00021 | Thawra ← MathafThawra → Mathaf | علب التشغيل – المتحف |
| BOX-DOK-001 | ACC-ASS-2026-00019 | Dokki | علب التشغيل – الدقي |
| BOX-DOK-002 | ACC-ASS-2026-00022 | Dokki | علب التشغيل – الدقي |
| BOX-MTH-001 | ACC-ASS-2026-00020 | Mathaf | علب التشغيل – المتحف |
5.5 أنواع حركات المخزن (Stock Entry Types)5.5 Stock Entry Types
| النوعType | PurposePurpose | الحركةMovement |
|---|---|---|
| رصيد افتتاحي محتوى علبة | Material Receipt | محتوى العلبة بصفر (افتتاحي / علبة جديدة)Box content at zero (opening / new box) |
| إمداد احتياطي فرع | Material Transfer | 2 |
| مراجعة وصيانة العلبة | Repack | 3 · 4 · 5 |
| تالف من علبة | Material Transfer | 4 (منفرد)4 (standalone) |
| مفقود من علبة | Material Issue | 5 (منفرد)5 (standalone) |
| تسليم تالف للمركز الرئيسي | Material Transfer | 6 |
| قرار تالف – إعدام | Material Issue | 7 |
| قرار تالف – صالحة لعلبة | Material Transfer | 7 |
| نقل آلة بين العلب | Material Transfer | 8 · 11 |
| صرف مستهلكات للفرع | Material Issue | 13 |
5.6 قالب نوع العلبة5.6 Box type template
| الصنفItem | الكمية القياسيةStandard qty |
|---|---|
| INS-001 مفك سداسي 3.5 مم | 2 |
| INS-002 ماسك شرائح | 2 |
| INS-003 مقياس عمق | 1 |
| INS-004 دليل ثقب 2.8 مم | 2 |
| INS-005 مفك سداسي 2.5 مم | 1 |
6الأرصدة الافتتاحيةOpening Balances
| البندItem | المستندDocument | القيدEntry | UATUAT |
|---|---|---|---|
| العلب القائمةExisting boxes | Asset (Is Existing Asset ✓, Calculate Depreciation ✓) | لا قيد عند SubmitNo entry on submit | ACC-ASS-2026-00018 ACC-ASS-2026-00019 ACC-ASS-2026-00020 |
| قيد العلب الإجماليBoxes summary entry | Journal Entry (Is Opening = Yes) مفصّل بمركز تكلفة الفرعsplit by branch cost centre | مدين 11111 / دائن 11210 + 20701Dr 11111 / Cr 11210 + 20701 | ACC-JV-2026-00014 |
| علبة مهلكة بالكامل (قرار 1-ب)Fully depreciated box (decision 1-b) | Asset + Journal Entry | مدين 11111 / دائن 11210 بنفس القيمةDr 11111 / Cr 11210 same amount | ACC-ASS-2026-00023 ACC-JV-2026-00015 |
| الاحتياطي والرئيسيReserve & main | Stock Reconciliation (Opening Stock) مستند لكل مخزنone per warehouse | مدين مخزون / دائن 20701Dr inventory / Cr 20701 | MAT-RECO-2026-00005 … MAT-RECO-2026-00009 |
| محتويات العلبBox contents | Stock Entry «رصيد افتتاحي محتوى علبة» مستند لكل علبة، Rate = 0one per box, rate = 0 | لا قيدNo entry | MAT-STE-2026-00302 MAT-STE-2026-00303 MAT-STE-2026-00304 |
مثال العلبة (UAT): تكلفة 120,000 · بدء التشغيل 2025-10-01 · مجمع إهلاك افتتاحي 34,285.71 (12 قسط) · صافي 85,714.29 · السيستم أنشأ 30 قسطاً متبقياً × 2,857.14، أولها 2026-10-31 وآخرها 2029-03-31 (2,857.23 للتقريب).
Box example (UAT): cost 120,000 · in service 2025-10-01 · opening accumulated depreciation 34,285.71 (12 instalments) · NBV 85,714.29 · the system generated the remaining 30 instalments × 2,857.14, first on 2026-10-31 and last on 2029-03-31 (2,857.23 for rounding).
في الإنتاج: تاريخ الافتتاح 31-12-2026 وأول قسط 31-01-2027. في الاختبار استُخدم 30-09-2026 لأن النظام لا يسمح بحركات مخزنية بتاريخ مستقبلي.
In production: opening date 31-12-2026 and first instalment 31-01-2027. UAT used 30-09-2026 because the system does not allow future-dated stock transactions.
7دورة العمل – الحركات الـ 13 (منفّذة على UAT)Operating Cycle – the 13 Transactions (executed in UAT)
| ## | الحركةMovement | المستندDocument | من ← إلىFrom → To | الأثر الماليFinancial impact | مستند UATUAT record | النتيجةResult |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | شراء آلات جديدةPurchase new instruments | Purchase Receipt | المورد ← الرئيسيSupplier → Main | مدين 120502 / دائن 20303 · 7,450Dr 120502 / Cr 20303 · 7,450 | MAT-PRE-2026-00028 | تم التحققVerified |
| 2 | إمداد احتياطي الفرعReplenish branch reserve | Stock Entry · إمداد احتياطي فرع | الرئيسي ← احتياطي الثورةMain → Thawra reserve | لا قيد (نقل بنفس القيمة)No entry (same value) | MAT-STE-2026-00301 | تم التحققVerified |
| 3 | آلة تدخل العلبة (استكمال/تعويض)Instrument enters box (complete/replace) | Stock Entry · مراجعة وصيانة العلبة (Repack) | الاحتياطي ← العلبةReserve → Box | مدين 3234 / دائن 120502 · 4,000 (الثورة) · 1,500 (الدقي)Dr 3234 / Cr 120502 · 4,000 (Thawra) · 1,500 (Dokki) | MAT-STE-2026-00305 MAT-STE-2026-00306 | تم التحققVerified |
| 4 | آلة تالفة بعد العمليةInstrument damaged after surgery | نفس مستند المراجعةSame review entry | العلبة ← تالف مؤقت الفرعBox → branch damaged | لا قيدNo entry | MAT-STE-2026-00305 | تم التحققVerified |
| 5 | آلة مفقودة + تحميلها على العميلInstrument lost + charged to customer | نفس مستند المراجعة + Sales InvoiceSame review entry + Sales Invoice | العلبة ← خروجBox → out | مدين العميل / دائن 40208 · 1,400Dr customer / Cr 40208 · 1,400 | MAT-STE-2026-00305 ACC-SINV-2026-00032 | تم التحققVerified |
| 6 | تسليم التالف للمركز الرئيسيDeliver damaged to HQ | Stock Entry · تسليم تالف للمركز الرئيسي | تالف الفرع ← تالف الرئيسيBranch damaged → HQ damaged | لا قيدNo entry | MAT-STE-2026-00307 MAT-STE-2026-00308 | تم التحققVerified |
| 7 | قرار التالفDamage decision | Stock Entry · قرار تالف – إعدام / صالحة لعلبة | تالف ← خروج / ← علبةDamaged → out / → box | لا قيدNo entry | MAT-STE-2026-00311 MAT-STE-2026-00312 | تم التحققVerified |
| 8 | نقل آلة من علبة لعلبة (نفس المخزن)Move instrument box-to-box (same warehouse) | Stock Entry · نقل آلة بين العلب | BOX-THW-001 ← BOX-THW-002BOX-THW-001 → BOX-THW-002 | لا قيدNo entry | MAT-STE-2026-00310 | تم التحققVerified |
| 9 | علبة جديدة كاملةNew complete box | Purchase Invoice (Update Stock ✓) → Asset Submit → Stock Entry | المورد ← CWIP ← أصلSupplier → CWIP → asset | مدين 11112 / دائن المورد · 125,000 ثم مدين 11111 / دائن 11112Dr 11112 / Cr supplier · 125,000 then Dr 11111 / Cr 11112 | ACC-PINV-2026-00006 ACC-ASS-2026-00021 MAT-STE-2026-00309 | تم التحققVerified |
| 10 | علبة متجمعة من آلات المخزنBox assembled from stock | Asset Capitalization → Asset Submit → Stock Entry | الرئيسي ← أصل جديدMain → new asset | مدين 11112 / دائن 120502 · 10,481.67 ثم مدين 11111 / دائن 11112Dr 11112 / Cr 120502 · 10,481.67 then Dr 11111 / Cr 11112 | ACC-ASC-2026-00002 ACC-ASS-2026-00022 MAT-STE-2026-00313 | تم التحققVerified |
| 11 | نقل علبة لفرع آخرTransfer box to another branch | Asset Movement + Stock Entry | الثورة ← المتحفThawra → Mathaf | الموقع تغيّر؛ مركز التكلفة لم يتغيّر (انظر الفجوات)Location changed; cost centre did not (see gaps) | ACC-ASM-2026-00034 MAT-STE-2026-00314 | جزئيPartial |
| 12 | استبعاد علبة بعد 42 شهرDispose box after 42 months | Asset → Scrap Asset | — | مدين 11210 / دائن 11111Dr 11210 / Cr 11111 | ACC-ASS-2026-00023 | معلّق على إعدادBlocked by setting |
| 13 | صرف بنط ومستهلكاتIssue bits & consumables | Stock Entry · صرف مستهلكات للفرع | الرئيسي ← الفرعMain → branch | مدين 3235 / دائن 120503 · 1,450Dr 3235 / Cr 120503 · 1,450 | MAT-STE-2026-00315 | تم التحققVerified |
الحركة 3 هي الوحيدة التي تُخرج قيمة من المخزون. كل ما بعدها حركات كمية فقط.
Transaction 3 is the only one that takes value out of inventory. Everything after it is quantity only.
8القيود المحاسبيةAccounting Entries
| الحركةEvent | مدينDebit | دائنCredit | المصدرGenerated by |
|---|---|---|---|
| افتتاحي – العلبOpening – boxes | 11111 | 11210 + 20701 | Journal Entry |
| افتتاحي – الاحتياطيOpening – reserve | 120502 / 120503 | 20701 | Stock Reconciliation |
| افتتاحي – محتويات العلبOpening – box content | — | — | لا قيدNone |
| شراء آلاتInstrument purchase | 120502 | 20303 SRBNB | Purchase Receipt |
| شراء علبة كاملةComplete box purchase | 11112 CWIP | الموردSupplier | Purchase Invoice |
| دخول العلبة التشغيلBox put to use | 11111 | 11112 | Asset Submit |
| الإهلاك الشهريMonthly depreciation | 3409 | 11210 | تلقائي (Scheduler)Automatic (scheduler) |
| آلة تدخل العلبةInstrument enters box | 3234 | 120502 | مستند المراجعةReview entry |
| تالف / مفقود / إعدام / نقلDamaged / lost / scrap / transfer | — | — | لا قيدNone |
| تحميل العميل بآلة مفقودةCharge customer for lost item | العميلCustomer | 40208 | Sales Invoice |
| صرف مستهلكاتConsumables issue | 3235 | 120503 | Stock Entry |
| استبعاد علبة مهلكةDispose fully depreciated box | 11210 | 11111 | Scrap Asset |
9الضوابط والمخاطر (بدون Scripts)Controls & Risks (no scripts)
قرار عدم استخدام Scripts يعني أن بعض الضوابط التي اقترحها النموذج كـ Validation تتحول لضوابط إجرائية ومراجعة دورية. تم اختبار ذلك عملياً: مستند تحويل من مخزن علب (صفر) إلى احتياطي (بقيمة) تم قبوله كمسودة بسعر صفر ثم حُذف — أي أن النظام القياسي لا يمنعه.
Choosing not to use scripts means some controls the model proposed as validations become procedural controls and periodic reviews. This was tested: a transfer draft from a box warehouse (zero) to a reserve (valued) was accepted at rate 0 and then deleted — the standard system does not block it.
| المخاطرةRisk | الأثرImpact | الضابط المطبّقControl applied | النوعType |
|---|---|---|---|
| تحويل من مخزن صفري لمخزن بقيمةTransfer from zero-value to valued warehouse | ينزل متوسط التكلفة وتغلط قيمة المخزونMoving average drops, inventory value wrong | لا يوجد ضابط قياسي يفرّق اتجاه الحركة (المراجع يحتاج الصرف من الاحتياطي للعلبة). الضابط: تحويلات «تالف/علب» تتم بأنواع الحركات المخصصة فقط، ومراجعة يومية لتقرير Stock Ledger لأي حركة واردة لمخزن بقيمة مصدرها مجموعة مخازن القيمة الصفرية، وأي حالة تُلغى فوراً.No standard control distinguishes direction (reviewers must issue from reserve to box). Control: zero-value moves only via the dedicated entry types, plus a daily Stock Ledger review for any receipt into a valued warehouse whose source is in the zero-value group; any case is cancelled immediately. | فجوةGap |
| آلة تدخل مخزن صفري بقيمةInstrument enters zero warehouse with value | قيمة مكررةDouble counting | أسطر الوجهة في مستند المراجعة: Set Basic Rate Manually ✓ + Rate = 0 + Allow Zero Valuation ✓. مؤشر رقابي: قيمة مجموعة مخازن القيمة الصفرية في Stock Balance يجب أن = صفر دائماً.Target lines in the review entry: Set Basic Rate Manually ✓ + rate 0 + Allow Zero Valuation ✓. Control KPI: the zero-value warehouse group in Stock Balance must always equal zero. | ضابط إجرائيProcedural control |
| حركة يدوية على مخازن العلبManual movement on box warehouses | محتوى بلا مرجعContent without reference | السماح فقط بأنواع الحركات المخصصة (تدريب + مراجعة Stock Entry Type في التقرير)؛ ومنع Stock Entry Type العام لمراجعي الفروع بالصلاحيات.Only the dedicated entry types are allowed (training + review by entry type); generic entry types restricted for branch reviewers by role. | ضابط إجرائيProcedural control |
| سطر بدون بُعد العلبةLine without box dimension | آلة غير معروف مكانهاInstrument location unknown | Sub Location إجباري على كل السطور (موجود ومفعّل)، ومراجعة أن قيمته = رقم علبة وليس كود مخزن.Sub Location is mandatory on every line (existing and enabled); review that it is a box number, not a warehouse code. | تم التحققVerified |
| Stock Reconciliation على مخزن صفريStock Reconciliation on zero warehouse | قيمة تدخل من الباب الخلفيValue enters by the back door | صلاحية Stock Reconciliation لمدير المخازن فقط؛ فروق الجرد تُسوّى بمستند المراجعة.Stock Reconciliation restricted to Stock Manager; count differences settled via the review entry. | ضابط إجرائيProcedural control |
| تراكم التالف بلا قرارDamaged items pile up without decision | رصيد وهميPhantom balance | تقرير Stock Ageing على «تالف المركز الرئيسي» أسبوعياً (هدف 48 ساعة).Weekly Stock Ageing on “تالف المركز الرئيسي” (48-hour target). | ضابط إجرائيProcedural control |
| تجاوز الرصيد داخل علبةOver-issuing from a box | رصيد سالب للعلبةNegative box balance | Validate Negative Stock على البُعد مفعّل — النظام رفض فعلاً حركة أكبر من رصيد العلبة أثناء الاختبار.Validate Negative Stock on the dimension is enabled — the system rejected an over-issue during UAT. | تم التحققVerified |
10التقاريرReports
| التقريرReport | التنفيذ على النظامSystem implementation | الحالةStatus |
|---|---|---|
| محتوى العلبةBox content | Stock Balance → Show Dimension Wise Stock ✓ · Warehouse = علب التشغيل – الفرع، أو Stock Ledger بفلتر Sub LocationStock Balance → Show Dimension Wise Stock ✓ · Warehouse = branch box warehouse, or Stock Ledger filtered by Sub Location | تم التحققVerified |
| نواقص العلب مقابل القالبBox shortages vs template | مقارنة يدوية/Excel بين Stock Balance (بالبُعد) و Box Type. مثال UAT: BOX-THW-001 ناقصها INS-003 ×1Manual/Excel comparison of Stock Balance (by dimension) against Box Type. UAT example: BOX-THW-001 short INS-003 ×1 | جزئيPartial |
| أعمار الآلات داخل العلبInstrument age inside boxes | Stock Ageing على مخازن العلبStock Ageing on box warehouses | جزئيPartial |
| تكلفة العلبةBox cost | Asset Depreciation Ledger (لكل أصل) + General Ledger على 3234 بمركز التكلفة. الصيانة متاحة على مستوى الفرع وليس العلبة.Asset Depreciation Ledger (per asset) + General Ledger on 3234 by cost centre. Maintenance is available per branch, not per box. | جزئيPartial |
| التالف والمفقودDamaged & lost | Stock Ledger بفلتر Stock Entry Type (تالف/مفقود/مراجعة) + Sales Register للتعويضاتStock Ledger filtered by entry type + Sales Register for compensations | تم التحققVerified |
| سجل الأصول ومطابقتهAsset register & reconciliation | Fixed Asset Register مقابل Trial Balance للحسابات 11111/11210Fixed Asset Register vs Trial Balance for 11111/11210 | تم التحققVerified |
11الفجوات والإجراءات المطلوبةGaps & Required Actions
| الكودID | الفجوةGap | الإجراء المقترحProposed action | المسؤولOwner |
|---|---|---|---|
G-01 | لا يوجد منع آلي لتحويل آلة من مخزن صفري لمخزن بقيمة (لأننا لا نستخدم Scripts).No automatic block on moving an instrument from a zero-value to a valued warehouse (no scripts). | قبول المخاطرة مع الضوابط الإجرائية في القسم 9، أو اعتماد Server Script واحد في مرحلة لاحقة.Accept the risk with the procedural controls in section 9, or approve a single Server Script later. | الإدارة + الماليةManagement + Finance |
G-02 | نقل العلبة لفرع آخر: Asset Movement يغيّر الموقع فقط، و Cost Center على الأصل لا يمكن تعديله بعد الاعتماد، فيستمر الإهلاك على الفرع القديم.Box transfer: Asset Movement changes location only, and the asset Cost Center cannot be changed after submit, so depreciation stays on the old branch. | تفعيل «Allow on Submit» لحقل Cost Center في الأصل (Customize Form – إعداد بدون كود) بواسطة Administrator، أو قيد تسوية شهري بين مراكز التكلفة.Enable “Allow on Submit” for Asset Cost Center (Customize Form – no code) by Administrator, or a monthly reclass entry between cost centres. | فريق التنفيذImplementation team |
G-03 | استبعاد الأصل (Scrap) فشل: الشركة بدون «Gain/Loss Account on Asset Disposal» و «Depreciation Cost Center»، وشاشة الشركة لا تُحفظ بسبب حقول تطبيق Lending فارغة (Collection Offset Sequence).Asset scrap failed: the company lacks “Gain/Loss Account on Asset Disposal” and “Depreciation Cost Center”, and the Company form cannot be saved due to empty Lending fields (Collection Offset Sequence). | Administrator يضبط حقول Lending ثم يحدد: حساب أرباح/خسائر استبعاد الأصول، مركز تكلفة الإهلاك، و Asset Received But Not Billed (20304).Administrator fixes the Lending fields, then sets: asset disposal gain/loss account, depreciation cost centre, and Asset Received But Not Billed (20304). | AdministratorAdministrator |
G-04 | شراء علبة بـ Purchase Receipt غير ممكن حالياً لنفس سبب G-03 (Asset Received But Not Billed). تم استخدام Purchase Invoice مع Update Stock ✓ وهو يحقق القيد المطلوب.Buying a box via Purchase Receipt is not possible today for the same reason as G-03. Purchase Invoice with Update Stock ✓ was used and produces the required entry. | اعتماد Purchase Invoice (Update Stock) كطريقة شراء العلب، أو حل G-03.Adopt Purchase Invoice (Update Stock) for box purchases, or resolve G-03. | الماليةFinance |
G-05 | تكلفة الصيانة لكل علبة: القيد يحمل مركز تكلفة الفرع فقط؛ رقم العلبة موجود في حركة المخزن وليس في القيد.Maintenance cost per box: the GL entry carries the branch cost centre only; the box number is on the stock movement, not the GL. | مقبول للمرحلة الأولى (تقرير من Stock Ledger)، أو إضافة Accounting Dimension لاحقاً.Acceptable for phase 1 (Stock Ledger based), or add an Accounting Dimension later. | الماليةFinance |
G-06 | فئات الأصول الحالية (Instruments_Set) مضبوطة على 24 شهر وحساب 11104 «تركيبات وديكورات»، بخلاف النموذج.Existing asset categories (Instruments_Set) are set to 24 months and account 11104 “fixtures & decorations”, unlike the model. | مراجعتها مع المالية وتوحيدها على فئة «علب آلات – 42 شهر» أو تعديل حساباتها.Review with Finance and consolidate onto “علب آلات – 42 شهر” or correct their accounts. | الماليةFinance |
G-07 | تم إنشاء Inventory Dimension تجريبي باسم «Box» أثناء الاستكشاف ثم تقرر استخدام Sub Location؛ حقوله حُذفت لكن السجل نفسه لا يُحذف إلا بـ Administrator.A trial Inventory Dimension named “Box” was created during discovery before choosing Sub Location; its fields were removed but the record can only be deleted by Administrator. | Administrator يحذف Inventory Dimension «Box».Administrator deletes Inventory Dimension “Box”. | AdministratorAdministrator |
القرارات المطلوبة من العميلDecisions required from the client
| ## | القرارDecision | الخياراتOptions | ما تم في UATDone in UAT | من يقررOwner |
|---|---|---|---|---|
| 1 | قيمة العلب المصروفة سابقاً كتكلفة نشاطValue of boxes previously expensed | قيمة تقديرية / أصل مهلك بالكاملEstimated value / fully depreciated asset | تم اختبار الخيار (ب): BOX-MTH-OLDOption (b) tested: BOX-MTH-OLD | الماليةFinance |
| 2 | عمر الإهلاكUseful life | 42 شهر للكل / عمر لكل نوع42 months for all / per type | 42 شهر42 months | المالية + التشغيلFinance + Ops |
| 3 | بُعد العلبةBox dimension | ربط بالأصل مباشرة / حقل Asset على البُعد الحاليLink to Asset / Asset field on current dimension | Sub Location + حقل assetSub Location + asset field | فريق التنفيذImplementation |
| 4 | الآلات عالية القيمة (موتور)High-value instruments (motor) | مصروف / رسملة فوق حدExpense / capitalise above threshold | مصروفExpense | الماليةFinance |
| 5 | تحميل المفقود على المستشفى/الدكتورCharging lost items | دائماً / حسب الحالة / لاAlways / case by case / never | حسب الحالة (Sales Invoice)Case by case (Sales Invoice) | الإدارةManagement |
| 6 | حصر المحتوياتContent count | قبل 1 يناير / بالتدريجBefore 1 Jan / gradually | — | التشغيلOperations |
| 7 | قبول الضوابط الإجرائية بدل Scripts (G-01)Accept procedural controls instead of scripts (G-01) | قبول / Server Script واحدAccept / one Server Script | — | الإدارةManagement |
12نتائج المطابقة في UATUAT Reconciliation Results
585,481.67رصيد 11111 = إجمالي تكلفة الأصول الستة11111 balance = cost of the six assets
192,857.13رصيد 11210 = مجمع الإهلاك الافتتاحي11210 balance = opening accumulated depreciation
0.00رصيد CWIP 11112 بعد التشغيلCWIP 11112 after put-to-use
0.00قيمة مجموعة مخازن القيمة الصفريةValue of the zero-value warehouse group
111,168.33حساب 120502 = Stock Balance للمخازن ذات القيمة120502 = Stock Balance of valued warehouses
5,500.00مصروف صيانة العلب 3234 (4,000 + 1,500)Box maintenance 3234 (4,000 + 1,500)
| العلبةBox | INS-001INS-001 | INS-002INS-002 | INS-003INS-003 | INS-004INS-004 | INS-005INS-005 | مقابل القالبvs template |
|---|---|---|---|---|---|---|
| BOX-THW-001 | 2 | 2 | 0 | 2 | 1 | ناقص INS-003 ×1 (اتنقلت لـ BOX-THW-002)Short INS-003 ×1 (moved to BOX-THW-002) |
| BOX-THW-002 (Mathaf) | 2 | 2 | 1 | 2 | 1 | مكتملةComplete |
| BOX-DOK-001 | 2 | 2 | 1 | 2 | 1 | مكتملةComplete |
| BOX-DOK-002 | 2 | 2 | 1 | 2 | 1 | مكتملةComplete |
| BOX-MTH-001 | 2 | 2 | 1 | 2 | 1 | مكتملةComplete |
مستندات أُلغيت أثناء الاختبار مع السبب:
MAT-STE-2026-00298/299/300 (لم يُملأ To Sub Location فدخل المحتوى بدون رقم علبة)، ACC-PINV-2026-00005 (بدون Update Stock فلم يُنشأ الأصل). الدروس مُدرجة في دليل المستخدم.Documents cancelled during UAT with reason:
MAT-STE-2026-00298/299/300 (To Sub Location not filled, so content had no box number), ACC-PINV-2026-00005 (no Update Stock, so no asset was created). The lessons are included in the user guide.13خطة التنفيذ حتى التشغيلImplementation Plan to Go-Live
| الفترةPeriod | النشاطActivity |
|---|---|
| حتى 31 أكتوبرBy 31 Oct | اعتماد هذا المستند والقرارات، وحل G-02 / G-03 / G-07.Sign-off of this document and decisions; resolve G-02 / G-03 / G-07. |
| النصف الأول من نوفمبرFirst half Nov | بناء قوالب Box Type الفعلية، وتدريب المراجعين على الفرع التجريبي.Build the real Box Type templates; train reviewers in the pilot branch. |
| نوفمبر – ديسمبرNov – Dec | حصر العلب (ملف الأصول) وحصر المحتويات بالتوازي.Box count (asset file) and content count in parallel. |
| آخر أسبوع ديسمبرLast week Dec | جرد الاحتياطي، تجهيز ملفات الرفع، مطابقة الإجماليات.Reserve stock count, upload files, total reconciliation. |
| 1 يناير 20271 Jan 2027 | الرفع بالترتيب: العلب ← القيد الافتتاحي ← الاحتياطي ← المحتويات، ثم التشغيل.Upload in order: boxes → opening JE → reserve → contents, then go-live. |
| يناير – فبرايرJan – Feb | استكمال محتويات العلب المتبقية مع كل مراجعة.Complete remaining box contents with each review. |
14الاعتمادSign-off
المدير المالي – IMSCFinance Manager – IMSC
الاسم:Name:
التوقيع:Signature:
التاريخ:Date:
الاسم:Name:
التوقيع:Signature:
التاريخ:Date:
مدير التشغيل – IMSCOperations Manager – IMSC
الاسم:Name:
التوقيع:Signature:
التاريخ:Date:
الاسم:Name:
التوقيع:Signature:
التاريخ:Date:
مدير المخازن – IMSCWarehouse Manager – IMSC
الاسم:Name:
التوقيع:Signature:
التاريخ:Date:
الاسم:Name:
التوقيع:Signature:
التاريخ:Date:
مدير المشروع – Data ValueProject Manager – Data Value
الاسم:Name:
التوقيع:Signature:
التاريخ:Date:
الاسم:Name:
التوقيع:Signature:
التاريخ:Date: